VEH käytännöt kolon avaimen suhteen – Veikkolan eräveikot ja haltiat

VEH käytännöt kolon avaimen suhteen

VEH hallitus on avainten suhteen päättänyt seuraavaa:

Viikkotoiminnassa mukana olevat johtajat saavat halutuessaan avaimen kololle.
Avaimen halijalla tulee olla pesti Kuksassa, pesti näkyvissä Kuksan Pestiraportissa – ohjeet raportin tekemiseen tässä dokumentissa.
Henkilötietoihin lisätään tieto avaimesta (kohta Lisätietoja, ohjeet tässä dokumentissa). Käytä tarkkaa muotoa:
Kolon avain on.
Henkilö lisätään Johtajat-ryhmään.
Seurakunta on pyytänyt kiinnittämään huomiota VEHillä olevien avainten määrään, joten avaimia annetaan yksi perhettä kohden.
Pestin päättyessä avaimet palautetaan joko pestijohtajalle tai lippukunnanjohtajalle, jotka edelleen huolehtivat ne vahtimestarille. Samalla pestijohtaja/lpk-johtaja päivittää Kuksaan lisätiedon kolon avaimista.VEH-pestijohtaja vastaa päivitettyjen tietojen toimittamisesta seurakunnalle (ennen kesälomia, viimeistään elokuussa).Seurakunnan yhteystiedot:
Pestien tarkastaminen – kaikilla avaimen haltijoilla tulee olla pesti Kuksassa – nämä saa näkyviin pestiraportista. Jos henkilöllä on useampi pesti, tulee samalla nimellä monta merkintää taulukkoon.

Pestiraportti Kuksassa:

Valitse oikea aikaväli raporttiin – kaikki voimassaolevat esim. kyseisen vuoden loppuun:

page1image5614768 page1image5607072

Juha Tarvainen
ylivahtimestari
Kirkkonummen seurakuntayhtymä juha.tarvainen@evl.fi
050 590 4978

page1image5609776 page1image5608320

page2image5756816

Paina ”Hae Pestit” – näyttöön tulee taulukko → Lataa Excel tiedosto.
Jos huomaat raportista, että pestiä ei ole lisätty Kuksaan tulee se lisätä sinne:

Pestin lisääminen Kuksaan:

Avaan henkilön tiedot ja valitse jäsenyydet:

Mene kohtaan Pestit:

page2image5756608

page3image5755984

”Lisää” – ja valitse valikosta sopiva pesti – täytä myös pestin aloitus ja päätös päivä, pestaajan tiedot ja tarpeen tullen järjestä myös pestikeskustelu, jos sellaista ei ole vielä käyty.→”Tallenna”

Avaintiedon lisääminen henkilötietoihin Kuksassa:

Muokkaa henkilötiedot – aivan kaavakkeen lopussa on kenttä lisätiedoille – lisää sinne merkintä kolon avaimista.

Käytä tarkkaa muotoa:
Kolon avain on.

Muista tallettaa muutos.

page3image5757024

page4image5758272

Tarkista ristiin, että henkilöllä, jolla on avain, on myös pesti kuksassa.

Raportin toimittaminen seurakunnalle

Seurakunta tarvitsee tiedon henkilöistä, joille annetaan kulkuoikeus kololle. Raportti otetaan Kuksasta, mitään erillistä Excel, Word tms. tiedostoa ei ylläpidetä.

page4image5757856 page4image5755776

Päivitä yleiset poimintasäännöt – älä koske muuhun kuin Lisätietoa-kohtaan:

page5image5757232 page5image5757440

Valitse Johtajat ryhmä:

page5image5759312

Valintojen jälkeen paina poiminta – ”Poimi”:

page5image5758480

Valitse Lataa Excel-tiedosto:

page6image5757648

Tiedostoon lisätään sarake ”Tilat, joihin kulkuoikeuksia haetaan” – kaikille lisätään:

Partiokolo, verkkovarasta, siivouskomero (myös ovi, jonka kautta pääsee siivouskomeron ovelle)
Huomaa, että lippukunnalla on ollut kolon lisäksi yläkerran kerhotiloja käytössä, rajoitetulla joukollajohtajia. Nämä pitää muistaa lisätä listaan, jos tiloja vielä tarvitaan. Tiedostoon lisätään sarake voimassaolosta (lista uusitaan touko-elokuussa vuosittain):Ja kellonajasta:
Pakolliset kentät tiedostossa:

page6image5760144 page6image5758688

Nimi, sPosti, puhelinnumero, pesti, tilat mihin oikeuksia haetaan, oikeuksien alku- ja loppupäivämäärä, kellon aika milloin kololle täytyy päästä. Partion jäsennumero poistetaan raportista, myös katuosoitteen voi poistaa.

Tiedosto lähetetään seurakuntaan ja pyydetään deletoimaan, kun tieto on siirretty avainjärjestelmään. Tiedosto poistetaan myös omalta koneelta. Kaikki tieto voidaan aina ladata uudelleen Kuksasta.

Helpon tarkastusraportin ajo

Valitse Uusi Poiminta – asetukset:

1) Onko pesti? Tämä poimii kaikki jolla ei ole lippukuntapestiä Kuksassa:
2) Onko avain

Tuloksen pitäisi olla tyhjä lista. Eli pestittömällä ei ole avainta.

Jos haluat parannuksia tähän ohjeeseen: jaana.laiho@partio.fi

page7image5758896 page7image5752032